Ошибка № 1. Бессистемный управленческий учёт
Для управленческого учёта очень важны регламенты. Все правила должны быть едиными для отчётов, все процессы — чётко описаны, а все формы — понятно разработаны. Однако часто в компаниях забывают про системный подход.
Можно легко понять, что с управлёнкой в компании не всё в порядке, если:
• формы есть, но они все разные, сравнить их между собой нельзя;
• часть отчётов собирается, а другая — нет;
• информация в разных отчётах отличается;
• нет чёткого порядка формирования данных;
• в отчётах пропускаются отдельные недели или месяцы.
Полноценный управленческий учёт — это основа для оценки ситуации в компании и принятия управленческих решений. «Кусочный» учёт приводит к тому, что данные в отчётах становятся бесполезными для анализа и принятия управленческих решений.
Ошибка № 2. Неполный учёт
Существует три главных управленческих отчёта — Отчёт о прибылях и убытках (или отчёт о доходах и расходах), отчёт о движении денежных средств (ОДДС) и управленческий баланс. Для их составления и детализации иногда используют вспомогательные отчёты — отчёт по продажам, по дебиторской и кредиторской задолженности или какой-то ещё. Но всё-таки именно три основных отчёта — это необходимый для бизнеса минимум.
Но одни компании ведут только ОПиУ, другие — лишь ОДДС, а третьи — делают оба этих отчёта, но забывают про балансовый отчёт. Особенно часто этим грешат ИП.
Без трёх базовых отчётов невозможно оценить реальное положение дел в компании. Руководитель будут видеть картину только с одной стороны, а другие проблемы и возможности окажутся, наоборот, скрыты. Из-за этого собственники рискуют не заметить надвигающуюся катастрофу.
Например, без баланса можно пропустить накопленные долги или затоваривание бизнеса. Без двух других отчётов нельзя понять, сколько реально зарабатывает компания и сколько можно из неё безболезненно вывести денег.
Ошибка № 3. Нет управленческой учётной политики
В управленческом учёте одни и те же объекты можно учитывать по-разному. Например, списывать запасы можно по средней стоимости, а учитывать товары — в закупочной стоимости или в продажной.
Важно, что правила для отчётов в управлёнке отличаются от тех, что есть в бухгалтерском учёте. Поэтому они записываются в специальном документе — управленческой учётной политике. Без такого регламента в компании всегда будут разночтения. Финансист не будет знать, как учитывать, директор — как интерпретировать и понимать управленческие отчёты.
Ошибка № 4. Нет синхронизации между справочниками и аналитиками данных бухгалтерского и управленческого учёта
Отсутствие синхронизации данных между бухгалтерским и управленческим учётом характерно даже для тех компаний, которые в целом правильно ведут отчётность. Иногда бизнес использует в бухгалтерском учёте одни справочники, а в управленческом — другие. В документах могут отличаться группировки и статьи. Или финансисты применяют номенклатурные группы, а бухгалтеры — нет.
Во всех этих случаях управленческий и бухгалтерский учёты сложно сопоставлять. В отчётах будет больше различий, а на поиск ошибок надо будет постоянно тратить дополнительное время.
Не хотите тратить дополнительное время на сбор отчетов? Записывайтесь на бесплатную консультацию
Ошибка № 5. Управленческий учёт не использует другие виды учёта в качестве источника данных
Помимо управленческого и бухгалтерского, существует учёт, при котором в систему вносятся все данные и документы. Обычно это делает бухгалтер с помощью бухгалтерской программы, например, «1С: Бухгалтерии». На основе этого формируется бухучёт.
Eсли же компания не ведёт бухгалтерский учёт (например, ИП), то для учёта используются различные CRM-системы, например, «МойСклад», «1С: Управление торговлей» или отраслевые программы для отслеживания продаж и расчёта себестоимости. На их основе формируется оперативный учёт.
Все эти данные являются основой для сбора факта в управленческой отчётности. Но некоторые специалисты не хотят разбираться в текущем бухгалтерском или оперативном учёте, а потому не используют эти данные. В итоге они параллельно ведут второй, а иногда и третий параллельный учёт — управленческий.
По итогу бухгалтер, менеджер и финансист используют разные платформы для ведения нужного им учёта и не синхронизируют данные. В результате собственник вынужден за это переплачивать.
Ошибка № 6. Не использовать двойную запись
Любой грамотный финансист вам скажет, что двойная запись — это величайшее изобретение и гарант правильности данных.
При двойной записи любая хозяйственная операция «шифруется», так называемой «проводкой», записывается по дебету и по кредиту. Так, всегда можно проверить правильность и достоверность управленческих отчётов.
Управленческие отчёты по сути формируются по тем же принципам, что и бухгалтерские. Только финансисты интерпретируют их по-другому и переводят на понятный для собственника язык.
Есть пара моментов, которые могут помешать бизнесу вести учёт с помощью двойной записи.
• Вручную вести двойную запись невозможно, для процесса требуются специальные программы.
• Уровень знаний специалиста должен быть высоким, чтобы корректно вести двойную запись.
Ошибка № 7. Не автоматизировать управленческий учёт
Любая, даже минимальная автоматизация, лучше её отсутствия. Она сокращает время формирования управленческих отчётов, уменьшает количество ошибок, исключает человеческий фактор.
Однако автоматизировать управленческий учёт можно только в том случае, если в компании не допускают ошибок из предыдущих пунктов. Автоматизация будет работать только внутри предприятия, где установлены чёткие правила и определена методология, где сотрудники и без автоматизации собирают корректные отчёты.
Если коротко
· Пропишите единые правила для составления отчётности во всех отделах.
· Используйте все доступные отчёты.
· Пропишите чёткую методологию для учёта показателей, которые можно интерпретировать двояко.
· Синхронизируйте справочники бухгалтерского и управленческого учёта.
· Используйте первичный учёт, данные из CRM-систем и подобных программ.
· Применяйте метод двойной записи.
· Автоматизируйте управленческий учёт.
При соблюдении этих рекомендаций управленческий учёт станет надёжным помощником в управлении компаний.
Хотите увеличить выручку бизнеса за счет внедрения финансового учета? Записывайтесь на бесплатную консультацию