Правила финансов

Антикейс: Как НЕ надо автоматизировать учет

Рассказываем реальную историю компании, где автоматизация провалилась. Не потому что система была плохая, а потому что привычки оказались сильнее здравого смысла.
Кейс от нашего финансового эксперта - Натальи Ершовой

📍 Ситуация: растущий бизнес и хаос в финансах

Компания работала на рынке несколько лет, оборот рос. Но было ощущение, что прибыль утекает — понять, сколько зарабатывает бизнес, становилось всё сложнее.
Что мешало:
  • Смешение личного и бизнесового. Владелец платил за закупки и услуги с личных карт — часть операций терялась.
  • Один котёл для всех направлений. Бизнес вёл несколько проектов, но все доходы и расходы шли вперемешку через одни и те же счета.
  • Невозможно оценить эффективность. Из-за хаотичного учета не было понятно: где прибыль, где убытки, а где просто нет информации.

🔧 Попытка решить всё через автоматизацию

Решение казалось очевидным — поставить систему учета. Настроили статьи затрат, прописали регламенты:
✅ Все платежи — только с корпоративных карт
✅ Каждая операция — в систему с пометкой, за что и для чего
✅ Еженедельная сверка остатков
Но в реальности:
❌ Владелец продолжал платить с личных карт: «Мне так удобнее»
❌ Сотрудники не писали комментарии к платежам: «И так понятно»
❌ Сверки откладывались: «Потом разберёмся»
Система работала — только не для людей, которые вели бизнес. В итоге всё вернулось на круги своя.

🧩 Почему автоматизация не помогла

  • Автоматизация — не волшебная таблетка Можно купить лучшую систему, но если данные в нее не вносятся — толку ноль..
  • Привычки сильнее технологий. Владелец годами вел учет «в голове» и не хотел менять подход
  • Нет контроля — нет результата. Никто не проверял, соблюдаются ли правила, и система быстро превратилась в формальность.

✅ Что сработало бы — и может сработать у вас

  1. Начать с процессов, не с программ
  2. Чётко определить: какие карты используем, как и кто фиксирует платежи, как часто сверяем данные.
  3. Делать поэтапно
  4. Сперва — разделить личные и рабочие деньги.
  5. Потом — приучить к маркировке платежей.
  6. И только потом — ставить систему.
  7. Передать ответственность
  8. Собственник не должен сам быть бухгалтером. Назначьте ответственного, добавьте чек-листы, введите элементарный контроль.

💬 Вывод

Чтобы автоматизация действительно работала, нужна внутренняя дисциплина, четкие процессы и готовность команды (в первую очередь — собственника) следовать правилам. Без этого даже самая современная система останется формальностью.
Чувствуете что готовы внедрить систему управленческого учета? Запишитесь на нашу бесплатную консультацию для собственников