Рассказываем реальную историю компании, где автоматизация провалилась. Не потому что система была плохая, а потому что привычки оказались сильнее здравого смысла.
Кейс от нашего финансового эксперта - Натальи Ершовой
📍 Ситуация: растущий бизнес и хаос в финансах
Компания работала на рынке несколько лет, оборот рос. Но было ощущение, что прибыль утекает — понять, сколько зарабатывает бизнес, становилось всё сложнее.
Что мешало:
- Смешение личного и бизнесового. Владелец платил за закупки и услуги с личных карт — часть операций терялась.
- Один котёл для всех направлений. Бизнес вёл несколько проектов, но все доходы и расходы шли вперемешку через одни и те же счета.
- Невозможно оценить эффективность. Из-за хаотичного учета не было понятно: где прибыль, где убытки, а где просто нет информации.
🔧 Попытка решить всё через автоматизацию
Решение казалось очевидным — поставить систему учета. Настроили статьи затрат, прописали регламенты:
✅ Все платежи — только с корпоративных карт
✅ Каждая операция — в систему с пометкой, за что и для чего
✅ Еженедельная сверка остатков
Но в реальности:
❌ Владелец продолжал платить с личных карт: «Мне так удобнее»
❌ Сотрудники не писали комментарии к платежам: «И так понятно»
❌ Сверки откладывались: «Потом разберёмся»
Система работала — только не для людей, которые вели бизнес. В итоге всё вернулось на круги своя.
🧩 Почему автоматизация не помогла
- Автоматизация — не волшебная таблетка Можно купить лучшую систему, но если данные в нее не вносятся — толку ноль..
- Привычки сильнее технологий. Владелец годами вел учет «в голове» и не хотел менять подход
- Нет контроля — нет результата. Никто не проверял, соблюдаются ли правила, и система быстро превратилась в формальность.
✅ Что сработало бы — и может сработать у вас
- Начать с процессов, не с программ
- Чётко определить: какие карты используем, как и кто фиксирует платежи, как часто сверяем данные.
- Делать поэтапно
- Сперва — разделить личные и рабочие деньги.
- Потом — приучить к маркировке платежей.
- И только потом — ставить систему.
- Передать ответственность
- Собственник не должен сам быть бухгалтером. Назначьте ответственного, добавьте чек-листы, введите элементарный контроль.
💬 Вывод
Чтобы автоматизация действительно работала, нужна внутренняя дисциплина, четкие процессы и готовность команды (в первую очередь — собственника) следовать правилам. Без этого даже самая современная система останется формальностью.
Чувствуете что готовы внедрить систему управленческого учета? Запишитесь на нашу бесплатную консультацию для собственников